Bürokratieabbau: Deutlich weniger Berichtspflichten für Schulen
Nordrhein-Westfalen treibt den Bürokratieabbau an Schulen weiter voran. Dazu hat das Schulministerium in erheblichem Umfang schulische Berichtspflichten gestrichen, Abfragen gebündelt und Erhebungszeitpunkte reduziert. Darüber wurden Schulen und Schulaufsicht am 2. November 2026 umfassend informiert.
Berichtspflichten auf ein notwendiges Mindestmaß reduziert
Gemeinsam mit den Bezirksregierungen hat das Schulministerium alle Abfragen auf den Prüfstand gestellt, die bislang von der Schulaufsicht an die Schulen gerichtet wurden. Um die Berichtspflichten auf ein notwendiges Mindestmaß zu reduzieren, wurden in einem ersten Schritt alle Abfragen auf „Null“ gesetzt. Das heißt: Bezirksregierungen waren in Abstimmung mit den Schulämtern gebeten, alle verzichtbaren Abfragen zu streichen und dem Ministerium lediglich diejenigen Abfragen vorzulegen, die für eine wirksame Steuerung des Schulsystems unbedingt notwendig sind. Diese Notwendigkeit war jeweils inhaltlich zu begründen. Aus zunächst rund 200 Abfragen, die als notwendig benannt wurden, hat das Schulministerium nach einer Bereinigung (v.a. Doppelungen) insgesamt 92 Abfragen identifiziert, die sich von der Schulaufsicht an die Schulen richten und zur Beibehaltung empfohlen waren.
Für weniger Bürokratie: Die Änderungen im Überblick
- Nach Prüfung durch das Ministerium entfallen mehr als 40 Prozent dieser insgesamt 92 benannten und geprüften Abfragen.
- Nur noch elf Abfragen werden künftig an alle Schulen in Nordrhein-Westfalen adressiert. Dazu gehören unter anderem die jährliche Erhebung der Amtlichen Schuldaten (ASD), die Unterrichtstatistik UntStat sowie situative Abfragen, beispielsweise von Verbänden oder aus dem Parlament.
- Weitere 42 Abfragen richten sich entweder nur an einzelne Schulformen oder ausgewählte Schulen, die an bestimmten Programmen oder Schulversuchen – wie dem Startchancen-Programm oder der Fachoberschule Polizei – teilnehmen.
- 31 der insgesamt verbleibenden 53 Abfragen müssen höchstens einmal im Jahr oder seltener bearbeitet werden.
- Zudem wurden 19 Abfragen optimiert, um den in den Schulen entstehenden Aufwand zu reduzieren. Dazu wurden unter anderem Erhebungen über Regierungsbezirke hinweg vereinheitlicht, Abfragen in digitale Tools überführt und Fragenkataloge sowie Abfragezeitpunkte reduziert.
Der strenge Maßstab, den das Schulministerium an die bestehenden Abfragen angelegt hat, gilt auch für die Zukunft. Halten Schulämter und/oder Bezirksregierungen eine zusätzliche Abfrage für nötig – unabhängig davon, ob diese nur einmalig oder regelmäßig durchgeführt werden soll –, so ist die Planung hierfür grundsätzlich dem Schulministerium zur Freigabe vorzulegen. Zuvor ist auf allen Ebenen zu prüfen, ob die benötigten Daten bereits an anderer Stelle zur Verfügung stehen oder der Informationsbedarf anderweitig gedeckt werden kann.
Wir geben unseren Schulen mehr Zeit fürs Wesentliche: die Arbeit mit unseren Kindern und Jugendlichen. Dazu entlasten wir Schulleitungen und Lehrkräfte in erheblichem Umfang von Bürokratie. Wir unterstützen unsere Schulen mit Künstlicher Intelligenz bei den verbleibenden Verwaltungsaufgaben. Und wir führen auf allen Ebenen der Schulaufsicht eine Bürokratie-Bremse ein.
Schulministerin Dorothee Feller
Im Rahmen von Kleinen oder Großen Anfragen aus Fraktionen des Landtages, anderen parlamentarischen Anfragen, Berichtspflichten gegenüber z. B. dem Landtag oder dem Landesrechnungshof sowie z. T. in Reaktion auf Eingaben und Petitionen aus dem Schulsystem (Eltern, Lehrkräfte, Schulleitungen und weiteres Personal) werden gelegentlich weitere situative und i. d. R. einmalige Abfragen zu anderen Themen und auch an anderen Schulformen erforderlich sein. Häufig stehen die erfragten Daten nur bei den Schulen zur Verfügung. Die Fachabteilungen des Ministeriums sind für einen verantwortungsvollen Umgang mit derartigen Abfrageerfordernissen sensibilisiert.
Entlastung durch KI-Assistenzen
Noch vor den Sommerferien hatte Schulministerin Feller die ersten vier KI-Assistenzen für den AIS.chat vorgestellt, der allen Schulen kostenfrei zur Verfügung steht. Zum laufenden Schuljahr hat das Schulministerium eine weitere KI-Assistenz entwickelt, die Schulen dabei hilft, aus den Ergebnissen des Zentralen Schülerfeedbacks erste Ideen für die Weiterentwicklung ihrer Schulkultur abzuleiten. Eine weitere KI-Assistenz zur Demokratiebildung ist in Arbeit.
Gemeinsam Bürokratie abbauen
Darüber hinaus arbeitet das Schulministerium eine ganze Reihe weiterer Vorschläge ab, die Schulleitungen über das Funktionspostfach „Bürokratieabbau“ gemacht hatten. Dazu gehören beispielsweise die Zusammenführung der verschiedenen Einstellungsportale zum neuen zentralen Portal „Mein Weg in den Schuldienst“ (meWiS), die Digitalisierung des Anmeldeverfahrens samt Anmeldeschein für den Übergang auf die weiterführende Schule sowie die Weiterentwicklung der landeseigenen Schulverwaltungssoftware SchILD.NRW zur automatisierten Erstellung digitaler Schulbescheinigungen.
Diese Abfragen bleiben an allen Schulen bestehen
Das MSB nutzt die ASD für die Lehrkräfte- und Schülerzahlprognose, die Steuerung der OGS-Plätze und des Grundstellenbedarfs. Zudem beruht die Haushalts-Aufstellung der Landesregierung des übernächsten Jahres auf den ASD des jeweiligen Vorjahres. Das Vorhaben, die bisherige Statistiksoftware ASDPC durch eine moderne Softwarelösung zu ersetzen, die eine in den SVWS-Server integrierte Statistikabgabe ermöglicht, ist bereits in Umsetzung. Das neue Verfahren wird voraussichtlich zum Schuljahr 2027/2028 eingeführt.
Mit der aus zwei Erhebungsteilen bestehenden Unterrichtsstatistik werden an den öffentlichen Schulen (nicht: BK, WBK, FS außer LES) valide Daten zum Unterrichtsgeschehen im zeitlichen Verlauf des Schuljahres erhoben. Damit stellt das Land Transparenz hinsichtlich der Unterrichtserteilung an den Schulen des Landes her. Darüber hinaus helfen die Ergebnisse auf Einzelschulebene der unteren und der oberen Schulaufsicht bei der Einschätzung der Personalsituation an den Schulen.
Die Schulen erhalten detaillierte Listen über ihre Personallage und sind gebeten, sie hinsichtlich anerkannter Bedarfe und tatsächlicher Stellenbesetzung zu kontrollieren. Rückmeldungen an die Schulaufsicht können direkt online erfolgen. Dieser Prozess dient der Verbesserung der Datenqualität der Personaldaten, der Stellenbedarfe im Bereich der Unterrichtsversorgung und der Bewirtschaftung der Planstellen- und Stellendaten; insbesondere jedoch der Schulaufsicht bei der Stellen- und Personalbewirtschaftung. Die bisher dreimal jährlich erfolgende Abfrage wird auf zwei Zeitpunkte reduziert.
Erfragt werden die voraussichtlichen Schülerzahlen für die Schule mit den jeweiligen Relationsgruppen (Zahlen je Jahrgang, Förderbedarfe, usw.) für das kommende Schuljahr. Die Schulen erhalten dabei anhand der ASD vorausgefüllte Datenreihen und können diese anhand ihrer Prognosen ändern. Auf diese Weise erhalten die obere und die untere Schulaufsicht eine wichtige Datengrundlage für die Personalplanung des kommenden Schuljahres.
Schnellmeldungen der Schulanmeldungen und Schülerzahlen zum Schuljahresbeginn. Erfragt wird in allen Schulen, welche Änderungen es zur Prognosemeldung gegeben hat, damit die Schulaufsicht ggf. kurzfristig reagieren kann.
Die COSMO-Abfrage zur Erhebung neu gewanderter Schülerinnen und Schüler wird auf vier Abfragestichtage pro Jahr reduziert. Zudem wird auf die Erhebung der Lerngruppen in der Deutschförderung verzichtet. Insgesamt reduziert dies den Aufwand für die COSMO-Abfrage um 80%.
Auch in den Schulferien müssen die Dienstgeschäfte der Schulleitung ausreichend wahrgenommen werden (§ 30 Abs. 2 ADO). Die Erreichbarkeit der Schule muss über eine Vertretungsregelung sichergestellt sein. Daher melden alle Schulen für diese Zeiten Ansprechpersonen an die BR oder das jeweilige Schulamt.
Die Software GPC unterstützt bei der Erfassung von Krankheitstagen in den öffentlichen Schulen, bei Meldungen an die Schulaufsicht und das Nachhalten von Fristen des Behördlichen Eingliederungsmanagements (BEM). Einmal jährlich erfolgt darüber die Übermittlung von summenbasierten Werten für die Krankheitsstatistik aller Landesbediensteten im Auftrag des Landtags.
Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, seine Arbeitsschutzorganisation fortlaufend zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen. Als funktional Verantwortliche für die Erfüllung der arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen vor Ort sind die Schulleitungen zu einer entsprechenden Dokumentation gegenüber der Schulaufsicht verpflichtet. Nur so kann die Schulaufsicht ggf. beraten und nachsteuern.
Die COPSOQ-Umfrage erfasst die Gefährdungsbeurteilung psychische Belastungen am Arbeitsplatz nach § 5 II Nr. 6 ArbSchG. Die Gefährdungsbeurteilung an sich ist verpflichtend. Für die einzelne Lehrkraft handelt es sich um ein Angebot. Die einzelne Schule wird im Schnitt etwa alle 4-5 Jahre befragt.
Regelmäßig sind auf Anfragen von Verbänden oder in Reaktion auf Anfragen aus dem politischen Raum z. B. Erhebungen der Lehrkräfteversorgung insbesondere in Mangelfächern bei öffentlichen Berufskollegs mit bestimmten Fachklassen in der dualen Ausbildung erforderlich. Diese Abfragen dienen berechtigten Interessen und sind insofern unverzichtbar.
