An alle öffentlichen Schulen

Sehr geehrte Schulleiterin, sehr geehrter Schulleiter,

auf Initiative der Landeselternschaft sollen ab Juni 2017 die Schulpflegschaftsvertretungen an allen Schulen in NRW einheitlich per E-Mail erreichbar sein, damit Informationen möglichst zügig verteilt werden können.

Im Rahmen Ihrer täglichen Arbeit wird Ihnen bereits eine E-Mail-Adresse bekannt sein, unter der Sie die Schulpflegschaft Ihrer Schule erreichen können. Es gibt jedoch kein zentrales Verzeichnis für diese Adressen im Land Nordrhein-Westfalen, so dass es bisher nicht möglich war, einheitlich mit den Schulpflegschaften zu kommunizieren.

Mit automatischen Weiterleitungen soll nun erreicht werden, dass die Schulpflegschaften ihre bisherigen E-Mail-Adressen behalten können, kein zentrales Register dieser E-Mail-Adressen angelegt werden muss und dennoch eine einheitliche E-Mail-Adressierbarkeit möglich ist.

E-Mails der Landeselternschaft an die Schulpflegschaft Ihrer Schule können ab Juni an das öffentliche SchulMail-Postfach (Schulnummer [at] schule.nrw.de (Schulnummer[at]schule[dot]nrw[dot]de)) Ihrer Schule gerichtet werden.
Die E-Mails werden in der Betreff-Zeile mit [SPV] beginnen, damit sie über eine Filterregelung automatisch und ohne Zwischenspeicherung in Ihrem SchulMail-Postfach an das bereits bestehende E-Mail-Postfach Ihrer Schulpflegschaft weitergeleitet werden.

Diese Möglichkeit der Kommunikation mit der Schulpflegschaft Ihrer Schule steht natürlich auch jedem anderen Nutzer des Internets offen.

Damit die Weiterleitung richtig funktioniert, sind folgende Schritte notwendig:

1.) Rufen Sie bitte in einem Browser die folgende Seite auf: https://schulmail.nrw.de
2.) Bitte melden Sie sich mit dem Benutzernamen (Ihre 6-stellige Schulnummer) und dem Passwort Ihres allgemeinen SchulMail-Postfaches an.
3.) Klicken Sie in der Menüleiste auf den Button „Einstellungen“.
4.) Klicken Sie auf den Karteikartenreiter „Filter“.
5.) Klicken Sie in der Spalte Filter auf „Umleitung Pflegschaft“.
6.) Ersetzen Sie in der sich nun öffnenden Übersicht Ihre SchulMailadresse „Schulnummer.dienst [at] schule.nrw.de (Schulnummer[dot]dienst[at]schule[dot]nrw[dot]de)“ durch die aktuelle E-Mail-Adresse Ihrer Schulpflegschaftsvertretung.
Alle anderen notwendigen Einstellungen zur Umleitung sind bereits automatisch vorbelegt worden. Verändern Sie diese daher bitte nicht.
7.) Klicken Sie auf Speichern, um die E-Mail-Adresse Ihrer Schulpflegschaftsvertretung dauerhaft zu übernehmen.

Sollte sich in Zukunft die E-Mail-Adresse Ihrer Schulpflegschaftsvertretung ändern, muss die dann aktuelle E-Mail-Adresse hier nachgepflegt werden, damit die einheitliche Erreichbarkeit gewährleistet bleibt.

Es empfiehlt sich, die geänderte Einstellung zu testen. Senden Sie dazu bitte eine Testnachricht an Ihr allgemeines SchulMail Postfach (Schulnummer [at] schule.nrw.de (Schulnummer[at]schule[dot]nrw[dot]de)) und tragen Sie zu Beginn der Betreffzeile [SPV] ein.

Hinweis
Der Filter „Umleitung Pflegschaft“ sollte in der entsprechenden Spalte auch zukünftig an oberster Position stehen. Sollte es sich z.B. durch Hinzufügen einer neuen Regel ergeben, dass der Filter „Umleitung Pflegschaft“ seine oberste Position verliert, so können Sie dies jederzeit korrigieren, indem Sie mit der linken Maustaste auf den Filternamen klicken, die Maus festhalten und dabei nach oben ziehen.

Sollten wegen eines fehlerhaften Betreffs versehentlich Mails für die Schulpflegschaft im öffentlichen SchulMail-Postfach Ihrer Schule eingehen, so bitte ich, diese unmittelbar an die Schulpflegschaft Ihrer Schule weiterzuleiten.

Detailliertere Hinweise zum oben beschriebenen Vorgehen finden Sie in der Bedienungsanleitung zum SchulMail-Verfahren. Diese finden Sie auf der Startseite zum o.g. Verfahren unter dem folgenden Link: https://schulmail.nrw.de
Sollten Sie Rückfragen zu dem oben beschriebenen Verfahren haben, wenden Sie sich bitte unter der Telefonnummer: 0211 9449-6440 an die Servicestelle für Schulen.


Mit freundlichen Grüßen

Ludwig Hecke