Die Erstattung der Reisekosten für Schulfahrten im Inland richtet sich nach den Bestimmungen des Landesreisekostengesetzes (LRKG). Für Schulfahrten in das Ausland richtet sich die Erstattung nach der Verordnung über die Erstattung von Aufwendungen im Zusammenhang mit dienstlich veranlasstem Auslandsaufenthalt (Auslandskostenerstattungsverordnung – AKEVO).

Die Erstattung erfolgt auf Antrag, der innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise bei der zuständigen Festsetzungsstelle siehe III. 2) gestellt werden kann. Nach Ablauf der Ausschlussfrist eingehende Anträge können nicht mehr berücksichtigt werden. 

Der Erstattungsanspruch setzt sich regelmäßig zusammen aus

• Fahrtkosten
• Nebenkosten
• Tagegeld
• Übernachtungsgeld

Erstattet werden die entstandenen und nachgewiesenen notwendigen Fahrtkosten für z. B. Bus, Bahn, Flugzeug. Belege über die Fahrtkosten sind dem Reisekostenantrag beizufügen.

Werden Freiplätze - ggf. anteilig - in Anspruch genommen, ist dies im Reisekostenantrag anzugeben.    

Erstattet werden die entstandenen und nachgewiesenen Kosten für z.B.     Eintrittsgelder Stadtführungen, Stadtrundfahrten, Gebühren. Belege über die entstandenen Nebenkosten sind dem Reisekostenantrag beizufügen.

Allgemeines

Tagegeld wird als Pauschale für entstandene Verpflegungskosten gewährt. Unabhängig von den tatsächlich entstandenen Kosten ist Bemessungsgrundlage allein die Dauer der Dienstreise.

Unentgeltliche Bereitstellung der Verpflegung (auch von Teilmahlzeiten) führt zu einer Kürzung des Tagegeldes.

Werden Frühstück, Mittag- und Abendessen (Vollverpflegung) unentgeltlich bereitgestellt oder sind die Kosten hierfür in den erstattbaren Fahrt- oder Nebenkosten enthalten (Pauschalreisen), wird kein Tagegeld gewährt.

Notwendige Übernachtungskosten werden erstattet. Ohne Nachweis wird bei einer notwendigen Übernachtung lediglich eine Grundpauschale gewährt.

Wird eine Unterkunft des Amtes wegen unentgeltlich bereitgestellt oder ist das Entgelt für sie in den erstattbaren Fahrt- oder Nebenkosten enthalten, wird kein Übernachtungsgeld gewährt.

Erfolgt die Übernachtung unentgeltlich bei Gastfamilien, wird ebenfalls kein Übernachtungsgeld gewährt.

Erstattung für Begleitpersonen

Die Teilnahme nicht beim Land Nordrhein-Westfalen beschäftigter Dritter im Auftrag der Schule als Begleitperson an Schulfahrten (z.B. Eltern) ist als ehrenamtliche Tätigkeit anzusehen. Nach § 670 BGB besteht ein Anspruch auf Erstattung der erforderlichen Aufwendungen, die infolge der Ausübung der ehrenamtlichen Tätigkeit entstanden sind. Für die Erstattung werden die Abrechnungsregelungen des LRKG und der AKEVO herangezogen.

Die Erstattung erfordert einen Antrag der Begleitperson.

Antragstellung

Die Festsetzung und Auszahlung der Reisekostenvergütung für Schulfahrten obliegt den Bezirksregierungen bzw. den Schulämtern (für Lehrkräfte an Grundschulen).

Die Festsetzungsstellen regeln jeweils für ihren Bereich das Verfahren der Antragstellung und stellen Antragsformulare zur Verfügung.

Reisekostenanträge von Dienstreisenden, die eine Erstattung wünschen, sollten umgehend nach Beendigung der Schulfahrt zur Erstattung eingereicht werden.