Die Schulleitungen sind mit der Beobachtung und Pflege von E-Mailpostfächern stark gefordert. Insbesondere bei den Schulmailpostfächern erfordert die geringe Postfachgröße eine erhöhte Aufmerksamkeit, um Blockaden durch volle Postfächer zu vermeiden. Durch die Einrichtung von themenspezifischen Postfächern kann zwar die Identifikation von relevanten Mails beschleunigt werden, es führt aber auch zu einer Vielzahl von Postfächern, die beachtet werden müssen. Die Einbindung von unterschiedlichen Postfächern im E-Mail-Client ist wünschenswert. Es fehlen oft auch Übermittlungsmöglichkeiten für Informationen, für die eine E-Mail nicht das geeignete Medium ist.
Es braucht eine cloudbasierte, zentrale Archivierungsplattform für Emails. Eine Archivierung ist aktuell kaum möglich bzw. nicht praktikabel. Das Schulmail-Archiv des Ministeriums ist ein Schritt in die richtige Richtung, sollte aber mit einer umfassenden Suchfunktion versehen werden.
Die E-Mail-Postfächer des Landes sollten zudem in Outlook oder einer ähnlichen Client-Software eingepflegt werden können. Aktuell ist immer eine Weiterleitung erforderlich, um sie besser bearbeiten und speichern zu können. Das Mailprogramm von https://schulmail.nrw.de/ ist veraltet und unkomfortabel: Es ist sehr hinderlich, dass bei Weiterleitung einer Mail sämtliche Links deaktiviert und QR-Codes und Bilder entfernt werden. Eingehende Mails sollten bereits auf Viren o. ä. untersucht worden sein, dann wäre das nicht nötig.
Bisher ist nur über die E-Mailadresse der Schulleitung xxxxxx.dienst[at]schule.nrw.de (xxxxxx[dot]dienst[at]schule[dot]nrw[dot]de) die datensichere Kommunikation möglich. Eine verbindliche, einheitliche und datensichere Kommunikation mit allen Schulen und allen Lehrkräften würde die Kontaktaufnahme vereinfachen, da z.B. die Kenntnis des Namens und der Schule ausreichend wäre sowie die datensichere Kommunikation zwischen den Lehrkräften ohne den Umweg über die Schulleitung ermöglichen. Schulträger melden zurück, dass die Email-Dienste des Landes NRW nicht in die kommunale, BSI-zertifizierte Infrastruktur eingebunden werden können, weil sie die Sicherheitsanforderungen nicht erfüllen. Das müsste sichergestellt werden.
Eine Schule bündelt aktuell das Mailaufkommen, indem die Schulleitung alle wichtigen Informationen einmal in der Woche zusammenfasst und dann in den "Montagnews" (ab 6.00 Uhr am Montag) dem Kollegium zukommen lässt.

Für die E-Mail-Konten in Schulen gibt es unterschiedliche Verantwortlichkeiten. Einige werden vom Land verantwortet (Schul-Mail, LOGINEO NRW), einige von den Schulträgern und andere von den Schulen selbst.
Die Erhöhung der Speicherkapazität erhöht die Flexibilität und Speichermöglichkeiten im System. Wie eine Umsetzung bezogen auf die Systeme des Landes angesichts der entstehenden Kosten gelingen kann, wird weiter geprüft. 
Die bereits bestehenden Möglichkeiten zur Einbindung von E-Mail-Postfächern des Landes in Mail-Clients auf Endgeräten in der Schule und die damit verbundenen Funktionen zur Archivierung von E-Mails werden künftig noch besser erklärt. Die zugehörigen Materialien werden zielgruppengerecht überarbeitet und die bestehenden Beratungs- und Unterstützungsinstitutionen sensibilisiert.
Der Vorschlag zur Verschlankung der schulischen Mail-Struktur bzw. der Vorschlag zur Vereinheitlichung und Zusammenlegung von Mail-Adressen des Landes bzw. von Schulträger und Land stößt an die allgemeine Herausforderung der unterschiedlichen Zuständigkeiten im schulischen Bereich und zum anderen die weiterbestehenden Bedarfe für die unterschiedlichen E-Mail-Adressen (z.B. Schulmail und Schule).
Das Schulministerium wird diese Fragen gemeinsam mit den Kommunalen Spitzenverbänden erörtern.