Effizienz & Zusammenarbeit

Formulare, die Schulen nutzen (müssen) sollten rechtssicher, digital und zentral bereitgestellt werden. Dafür sollte es eine zentrale, regierungsbezirksübergreifende Sammelstelle im Bildungsportal geben, auf der alle notwendigen Formulare zu finden oder verlinkt sind (z. B. Anmeldeformulare, Ablehnungen bei vorzeitiger Einschulung, Rückstellungen, AO-SF, Beurteilung von LAA, Schweigepflichtentbindungen, Anträge auf Rücktritt oder Vorversetzung, Übergang zur weiterführenden Schule, Versäumnisanzeigen, Mängelmeldung an den Schulträger, Schulverweise, andere Ordnungsmaßnahmen, Anschreiben/Checklisten für Klassenfahrten, Mahnschreiben bei Zahlungsversäumnis bspw. bei Klassenfahrten, Protokollmasken für alle Arten schulischer Konferenzen, Beantragung von Teilzeitbeschäftigung). Ergänzende Musterschreiben für Eltern, die die deutsche Sprache nicht ausreichend beherrschen wären ebenfalls wünschenswert. Die veröffentlichten Formulare müssen stets aktuell sein und sollten rechtssicher digital signiert werden können.
Die Formulare selbst müssen benutzerfreundlicher angelegt werden und leicht ausfüllbar sein (z. B. das Mehrarbeitsformular, Formulare zur Beantragung von Hilfen zur Integration). Formulare bei Bußgeldanträgen im Kontext Schulabsentismus sollten weniger umfangreich sein. Formulare, die als pdf bereitgestellt werden, sollten ausfüllbar sein, damit Ausdrucken, Ausfüllen und Einscannen eingespart werden kann. Ausfüllbare pdf-Formulare sollten vorher geprüft werde (so verschwinden Eingaben beim Formular für Förderpläne zur sonderpädagogischen Unterstützung bzw. erscheinen direkt in mehreren Feldern). Auch die Formulare für die dienstlichen Beurteilungen haben ihre Tücken, weil die Angaben zum Teil in den Feldern verschwinden und manchmal in unterschiedlichen Schrifttypen und -größen erscheinen, was auch ausgedruckt unprofessionell wirkt. Idealerweise sollten Formulare nicht als pdf sondern so flexibel gestaltet sein, dass z. B. auf Anhänge aufgrund zu kleiner Textfelder verzichtet werden kann. Ideal wären webbasierte Formulare mit digitaler Eingabemaske. Bestenfalls sind hilfreiche Ausfüll-Hinweise direkt in diesen Fomularen hinterlegt und landeseinheitlich qualitätsgesichert.
Begrüßenswert wäre es auch, wenn es eine Sammlung mit Entwürfen für wichtige Schulbriefe gäbe (z.B. Schulaufnahmebescheinigungen, Schulbesuchsbescheinigungen, Schreiben bei Ordnungsmaßnahmen), damit diese nicht jede Schule für sich selbst erstellen muss.
Formulare kommunaler Stellen (z. B. Jugendämter, Sozialämter) sollten vereinheitlicht und ebenfalls im obigen Sinne optimiert werden.

Der Vorschlag wird aufgegriffen, bedarf jedoch einer weitergehenden Prüfung. Das MSB beabsichtigt eine zentrale Sammlung bestehender Formulare des Ministeriums (BASS-Formulare; ergänzende Serviceformulare) an einer Stelle im Bildungsportal (Formularportal). Die existierenden Formulare werden durch die Fachreferate auf Bedienbarkeit und digitale Ausfüllbarkeit hin überprüft und ggf. angepasst werden. Darüber hinaus werden die Formulare soweit möglich um Formulierungshilfen ergänzt.
Eine Umsetzung im Sinne eines umfassenden, alle schulischen Belange betreffenden, verbindlichen Formularportals ist jedoch aufgrund der Vielzahl der unterschiedlichen Sachverhalte nicht möglich. Darüber hinaus betreffen viele der hier benannten Detail-Vorschläge Zuständigkeits- und Themenbereiche, die nicht im Handlungsbereich des Schulministeriums liegen und die z. T. nicht für eine formularmäßige Bearbeitung geeignet sind. So bietet sich gerade bei den vielfach genannten Ordnungsmaßnahmen, eine formularmäßige Bearbeitung aus Rechtsgründen nicht an, da es einzelfallbezogener Wertungen und Formulierungen bedarf.
Formulare müssen zudem immer auch die individuellen organisatorischen Abläufe in den Behörden berücksichtigen, sodass eine Vereinheitlichung über alle Kommunen hinweg nicht realisierbar erscheint. Schließlich gibt es zahlreiche schulische Formulare, welche die Schulen im Rahmen ihrer Selbständigkeit nach ihren Bedürfnissen gestalten (z.B. innerschulisches Beschwerdemanagement, Bildungs- und Erziehungsvereinbarung, Anmeldeformulare mit schulischen Besonderheiten). Wie hier im Einzelfall Formulierungshilfen oder Entwürfe bereitgestellt werden könne, bleibt zu prüfen.