Schulen benötigen ein zentrales digitales Schulverwaltungs- und Personalverwaltungs-Portal, das digitale Schülerakten enthält, die über eine Schüler-ID die Dokumentation vollständiger schulischer Bildungsbiografien ermöglicht. Das System sollte datenschutzkonform cloud-basiert sein. Zuständig für die Infrastruktur muss das Land NRW sein.
Über die Schüler-ID sollten auch die Daten des Einwohnermeldeamts nutzbar sein, um Schulanmeldungen zu erleichtern. Eltern sollten über ein Formular mit Schnittstelle zu SchILD zusätzliche Daten direkt selbst ergänzen können. Gut wäre zudem, wenn auch die Arbeitsagentur Daten einspeisen könnte, damit Adressänderungen und Kindergeldmeldungen abgeglichen werden können. Auch sollten über die Datenbank ggf. bereits die Informationen der Kita zugänglich sein.
Das sollte mit dem Aufbau eines Pools zur Bereitstellung einheitlicher schulformunabhängiger, rechtskonformer und adaptierbarer Schriftstücke (Standards: Aufnahme- und Ablehnungsbescheide, Mahnungen, Ordnungsmaßnahmen §53, Protokollvorlagen, etc.) und einer KI-basierten Datenbank mit allen aktuellen Verfügungen, Rechtsverordnungen sowie dem SchulG NRW und der BASS NRW verbunden sein. Digitale hinterlegte Formulare und Verfahren würden den Aufwand für den Postversand zwischen den beteiligten Stellen reduzieren.
Die Daten für die Personalverwaltung (Pflichtstunden, Elternzeit, Mutterschutz, Beurlaubungen, Langzeiterkrankungen, Teilzeit, Beleihung, Vertragsdaten, Abordnungen, etc.) werden sowohl in der Schulaufsicht als auch in der Schule parallel geführt. Mit dieser doppelten Buchführung entsteht erheblicher Aufwand. Zudem werden hier verschiedene Kanäle (Email von verschiedenen Absendern, Papierform, Handakte in der Schule) geführt. Die Personalakten müssen revisionssicher digitalisiert werden. Über ein digitales Tool sollte zu o. g. Punkten auf den Bestand der Schulaufsicht zugegriffen werden können.
Auch die Kommunikation sollte über eine einheitliche Software laufen. Die Anzahl an Kommunikationswegen hat in den letzten Jahren stetig zugenommen. Als Schulleitung einer Schule in Bochum hat man täglich 8 Postfächer abzurufen (Schulmail, Dienstmail, kommunaler Schulaccount, kommunaler persönlicher Account, Microsoft, Logineo, untis, Iserv). Die Menge an Postfächern führt dazu, dass man sich zu Tagesbeginn nicht mal eben einen Überblick verschaffen kann. Im besten Fall bündelt das System alles in einem Postfach, für das zudem deutlich mehr Speicherplatz als bisher bereitgestellt werden muss.
In einem zentralen digitalen Portal könnten zudem Rahmen-Curricula, strukturierte Unterrichtseinheiten, digitale Lernmaterialien und Prüfungs-/Test-Vorlagen bereitgestellt werden, die sich direkt an den Kernlehrplänen orientieren.

Der Wunsch nach einer einheitlichen Kommunikations- und Arbeitsplattform ist nachvollziehbar. Die Entscheidung über die Einführung entsprechender datenschutzgerechter und revisionssicherer sowie dem Schutzbedarf entsprechender Systeme obliegt bisher letztlich den Schulträgern im Rahmen ihrer eigenen Digitalisierungsplanung und den dort getroffenen Prioritätensetzungen.
Angesichts der komplexen Verantwortlichkeiten und Kostenfolgen besteht derzeit auch für das Land keine Möglichkeit, eine zentrale Plattform für alle schulischen Verwaltungs- und Arbeitsprozesse zu entwickeln und den Schulträgern zum Einsatz bereitzustellen. Die Prozesse im Bereich der Schulverwaltung zu digitalisieren, ist eine Daueraufgabe und wird bereits auf Landesebene und auch im kommunalen Bereich teilweise umgesetzt. Die Vorschläge bestärken die bereits vom MSB verfolgten Digitalisierungsansätze.
SchILD und die Nachfolgelösung SVWS-Server bieten für wesentliche Schulverwaltungstätigkeiten bereits eine wirksame digitale Unterstützung. 
Die Digitalisierung des Personalwesens in Nordrhein-Westfalen befindet sich als ressortübergreifendes Projekt (my.nrw) bereits in der Umsetzung. Dabei sollen insbesondere Antrags- und Meldeprozesse von Landesbeschäftigten - auch in den Schulen - erheblich stärker digitalisiert werden.
Bezüglich einer Plattform, die es den genannten Akteuren grundsätzlich themen- und anlassbezogen erlaubt, mit unterschiedlichen Zugriffsrechten eine effiziente und rechtssichere Zusammenarbeit zu realisieren, gibt es die Möglichkeit, NRW connect extern zu nutzen. Das Land NRW hat positive Erfahrungen mit diesem Produkt gemacht und es wird z. T. bereits in Schulen eingesetzt. NRW connect ist aber auf die Zusammenarbeit in konkreten wechselnden Projekten und Vorhaben bzw. auf den Informationsaustausch in abgegrenzten Bereichen fokussiert. Eine dauerhafte Speicherung insbesondere personenbezogener Daten bzw. von statistischen Daten im hier angedachten Umfang ist nicht vorgesehen bzw. möglich.
Für die E-Mail-Konten in Schulen gibt es unterschiedliche Verantwortlichkeiten. Einige werden vom Land verantwortet (Schul-Mail, LOGINEO NRW), einige von den Schulträgern und andere von den Schulen selbst. Die Erhöhung der Speicherkapazität im E-Mail-System erhöht die Flexibilität und Speichermöglichkeiten im System. Die Umsetzbarkeit wird im Kontext der Haushaltslage weiter geprüft. Die bereits bestehenden Möglichkeiten zur Einbindung von E-Mail-Postfächern des Landes in Mail-Clients auf Endgeräten in der Schule und die damit verbundenen Funktionen zur Archivierung von E-Mails werden künftig noch besser erklärt. Die zugehörigen Materialien werden zielgruppengerecht überarbeitet und die bestehenden Beratungs- und Unterstützungsinstitutionen sensibilisiert.
Zur Unterstützung pädagogischer Prozesse werden strukturierte Unterrichtsmaterialien, Lernmaterialien und Vieles mehr in der Bildungsmediathek gesammelt und für die Schulen zur Verfügung gestellt. Für Kernlehrpläne wird www.lehrplannavigator.nrw.de angeboten.