Fragen und Antworten zum Förderprogramm IT-Administration

Hier finden Sie Fragen und Antworten zum Thema Förderprogramm IT-Administration.

Antragstellung

  • Schulträger von Schulen in öffentlicher Trägerschaft
  • Träger von genehmigten Ersatzschulen
  • Träger von staatlich anerkannten Altenpflegeschulen nach § 4 Absatz 2 des Altenpflegegesetzes und (Kinder-) Krankenpflegeschulen nach § 4 Absatz 2 des Krankenpflegegesetzes beziehungsweise Pflegeschulen nach § 9 PflBG sowie von den Bezirksregierungen staatlich anerkannte Ausbildungsstätten in den weiteren Gesundheitsfachberufen (Ergotherapie, Logopädie, Berufe in der Physiotherapie, pharmazeutisch-technische Assistenz, Podologie, Hebammen, Orthoptik, medizinisch-technische Assistenz und Diätassistenz).

Rettungsdienstschulen können, unabhängig von der Trägerschaft, nicht über die Richtlinie zur IT-Administration gefördert werden.

Bewilligungsbehörde ist die jeweils örtlich zuständige Bezirksregierung des Landes Nordrhein-Westfalen (Nr. 7.2 RL IT-Administration). Zuständig ist die Bezirksregierung, in deren Regierungsbezirk sich der Hauptsitz des Schulträgers befindet. Bei den Bezirksregierungen sind die Geschäftsstellen Gigabit.NRW die konkreten Ansprechpartner für alle Fragen rund um die Förderung.

Bei allen Schulträgern mit einem Hauptsitz außerhalb von Nordrhein-Westfalen ist die Bezirksregierung Detmold die zuständige Bewilligungsbehörde.

Der Schulträger kann einen Antrag für alle Schulen in seinem Zuständigkeitsbereich stellen.

Das Antragsverfahren erfolgt über das Online-Antragsformular, das über https://digitalpakt-nrw.de aufrufbar ist.

Das Verfahren erlaubt es mit einem Antrag die gesamte Summe abzurufen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass Schulträger während der Laufzeit des Förderprogramms mehrere Anträge stellen können (vgl. RL IT-Administration Nr. 7.1). Eine Bündelung von Anträgen ist gewünscht. 

Eine Kooperation ist möglich und ausdrücklich gewünscht.

Eine Antragsstellung ist bis zum 31.12.2024 (Ablauf des DigitalPakt Schule) möglich.

Die Förderung von Vorhaben, die ab dem 03.06.2020 zusätzlich zu den bestehenden Strukturen zur schulischen IT-Administration begonnen worden sind, ist möglich (vgl. RL IT-Administration Nr. 4.2).

Bei dem Abschluss eines Rahmenvertrages liegt kein förderschädlicher vorzeitiger Maßnahmebeginn vor. Mit den Rahmenverträgen werden nur inhaltlich die Bedingungen für später zu erteilende Einzelverträge festgelegt. Der Abschluss eines (Einzel-)Vertrages ist zuwendungsrechtlich als Abschluss eines der Ausführung zuzurechnenden Lieferungs- und Leistungsvertrages zu werten und stellt den Vorhabenbeginn dar. 

Mit dem Antrag ist eine Bestätigung über ein auf die Ziele abgestimmtes Konzept des Antragstellers über die Sicherstellung von Betrieb, Wartung und IT-Support (Anlage 2 der RL IT-Administration) einzureichen.

Besonderheiten:

IT-Administration durch Personal des Schulträgers:

Es sind Stellen-, Tätigkeits- oder Arbeitsplatzbeschreibungen des/ der IT-Administrierenden einzureichen.

T-Administration durch einen externen Dienstleister:

Im Falle der Beauftragung eines externen Dienstleisters ist eine Erklärung zur Kostenplausibilisierung sowie eine Kopie des Leistungsvertrages einzureichen.

Qualifizierungs- und Weiterbildungsmaßnahmen:

Bei Beantragung der Förderung von Weiterbildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen ist eine Erklärung zur Kostenplausibilisierung einzureichen.

Kommunen, die Anordnungen im Haushaltssicherungsverfahren unterliegen:

Es sind Erklärungen der Kämmerei sowie der unteren Kommunalaufsicht einzureichen.

 

Eigenes Personal des Schulträgers

Die Kosten sind unter Berücksichtigung der Tätigkeitsbeschreibungen und Höchstbeträgen (vgl. hier Anlage 1 zur RL IT-Administration) plausibel zu schätzen, sofern die tatsächlichen Kosten noch nicht bekannt sind.

Externer Dienstleister:

Die Kosten sind unter Berücksichtigung der Tätigkeitsbeschreibungen und der Höchstbeträge (vgl. hier Anlage 1 zur RL IT-Administration) plausibel zu schätzen, sofern die tatsächlichen Kosten noch nicht bekannt sind.

Weiterbildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen:

Die Kosten sind plausibel zu schätzen, sofern die tatsächlichen Kosten noch nicht bekannt sind.

Die Strukturen zur professionellen Administration schulischer IT-Infrastruktur ist so auszugestalten, dass alle Schulen des Schulträgers davon profitieren. Hier sind zentrale Strukturen anzustreben.

Es sollen nach Möglichkeit einheitliche Strukturen geschaffen werden, um die Möglichkeit für immer gleiche Abläufe und Prozesse soweit möglich in einer Funktion zu bündeln und unterschiedlichen Systeme zusammenzufassen. Darüber hinaus müssen die Dienste für die IT-Administration allen Schulen des Schulträgers zur Verfügung stehen.

 

Was ist auf der ersten Seite des Antragsformulars unter „Bezug zur Fördermaßnahme im Rahmen des DigitalPakt Schule und/oder der Sofortausstattungsprogramme“ einzutragen?

Gemäß Nr. 2 der Förderrichtlinie werden Maßnahmen gefördert, die in unmittelbarer Verbindung zu Investitionen nach der VV DigitalPakt Schule sowie weiterer Zusatzvereinbarungen durchgeführt werden. Daher ist hier das Aktenzeichen vom DigitalPakt Schule oder das Aktenzeichen zu den Sofortausstattungsprogrammen zu in diesen Förderverfahren bereits gestellten Anträgen einzutragen.

Wodurch unterscheiden sich die zuwendungsfähigen Gesamtausgaben von den Gesamtausgaben?

Gesamtausgaben enthalten ggfs. nicht förderfähige Positionen. Diese sind bei Ermittlung der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben in Abzug zu bringen.

Wie wird der Betrag der Förderung berechnet?

Die zuwendungsfähigen Gesamtausgaben werden mit dem Fördersatz in Höhe von 90% multipliziert. Der errechnete Betrag darf das Budget des Schulträgers nicht übersteigen. Die Differenz zwischen den zuwendungsfähigen Gesamtausgaben und der Förderung ist der vom Schulträger zu tragende Eigenanteil (10 % der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben, s. Antragsformular).

Da die Laufzeit der Förderung bis Ende 2024 erfolgt, finden die „Corona-Erlasse“ zur vereinfachten Ausschreibung keine Anwendung.

Förderbereiche und Förderfähigkeit

​​​​​​Können die zu fördernden Stellen mit Bestandspersonal besetzt werden oder ist eine Neueinstellung zwingend erforderlich?

Die Besetzung mit Bestandspersonal ist möglich, erforderlich ist hierbei jedoch formelle Umsetzung. Dabei ist erklären, dass die hier eingesetzte Fachkraft zusätzlich zu den bereits vorhandenen Strukturen für die Administration schulischer IT-Infrastruktur eingesetzt wird.

Sind nur befristete Stelle förderfähig?

Nein, es können auch für die Laufzeit festangestellte IT-Administrierende gefördert werden.

Welche Bestandteile der Personalausgaben sind förderfähig?

Förderfähig sind Lohnzahlungen, vertragliche und tarifliche Zusatzleistungen sowie die Lohnnebenzahlungen (vgl RL IT-Administration Nr. 5.4.1.1). Reisekosten der IT-Administrierenden sowie Lohnersatzleistungen durch Dritte (bspw. Krankenkassen) sind nicht förderfähig.

Gibt es eine Begrenzung der Höhe der förderfähigen Personalausgaben?

Die Höhe der förderfähigen Personalausgaben ist auf die Höchstbeträge gem. der Anlage 1 der RL IT-Administration begrenzt (vgl. RL IT-Administration Nr. 5.4.1.1).

​​​​​​​Können auch IT-Administrierende in Teilzeit in vollem Umfang den Schulen des Schulträgers zur Verfügung stehen?

Ja, eine Einstellung ist sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit möglich (vgl. RL IT-Administration Nr. 4.1.1). Ebenso ist eine Aufteilung einer Vollzeitstelle auf bspw. 75% Administrationstätigkeiten und 25 % andere Tätigkeiten möglich. Hierfür müssen Stundennachweise eingereicht werden.

​​​​​​​Welche Qualifikationen muss der/die IT-Administrierende vorweisen und wie sind diese nachzuweisen?

Die Art der Qualifikation richtet sich nach der jeweiligen Eingruppierung in die jeweilige Leistungsgruppe. Nachweis s.u.

​​​​​​​Werden anteilig für das Personal auch Gemeinkosten (Strom, Miete etc.) gefördert?

Nein. Förderfähig sind nur Personalausgaben und Ausgaben für Qualifizierung und Weiterbildung.

​​​​​​​Darf die/der IT-Administrierende ausschließlich für die Administration von über den DigitalPakt Schule und seiner Sofortausstattungsprogramme beschafften Geräte eingesetzt werden?

Nein. Der IT-Administrierende darf diese Tätigkeit auch für die übrige Ausstattung des Schulträgers übernehmen, jedoch erst, wenn sich das Erfordernis eines IT-Administrierenden aufgrund eines Antrags im Zuge des DigitalPakt Schule oder seines Sofortausstattungsprogramms ergibt. Der Einsatz der/des IT-Administrierenden darf sich jedoch ausschließlich auf IT-Infrastrukturen für Schulen beziehen und nicht darüber hinaus gehen. Es ist beispielsweise nicht zulässig, dass dadurch auch die kommunale IT-Infrastruktur administriert wird.

​​​​​​​Gibt es Vorgaben zum Ort des Arbeitsplatzes der/des IT-Administrierenden?

Nein. Es muss nur sichergestellt sein, dass die/der IT-Administrierende seine Tätigkeit gleichermaßen für alle Schulen des Schulträgers ausüben kann

 

Die Höhe der förderfähigen Sachausgaben ist auf die Höchstbeträge gem. der Anlage 1 der RL IT-Administration begrenzt (vgl. RL IT-Administration Nr. 5.4.1.2).

​​​​​​Bis zu welcher Höhe sind Qualifizierungs- und Weiterbildungsmaßnahmen förderfähig?

Diese Maßnahmen sind bis zu 10.000,00 Euro einmalig je Fachkraft förderfähig.

Für welches Personal werden Qualifizierungs- und Weiterbildungsmaßnahmen gefördert?

Qualifizierungs- und Weiterbildungsmaßnahmen nach Nr. 2.2 der Richtlinie sind sowohl für Bestandspersonal des Schulträgers, welches mit der Aufgabenwahrnehmung betraut wird, als auch für zu diesem Zweck neu eingestelltes Personal möglich. Die Maßnahmen müssen in Bezug auf die digitalen Systeme des Schulträgers stehen (vgl. RL IT-Administration Nr. 4.1.3). Qualifizierungs- und Weiterbildungsmaßnahmen für Lehrkräfte, die Administrationsaufgaben übernehmen, sind nicht förderfähig.

Sind auch Qualifizierungs- und Weiterbildungsmaßnahmen von externen Dienstleistern förderfähig?

Nein.

Art, Umfang und Höhe der Zuwendungen

Die zur Verfügung stehenden Fördermittel werden auf die Zuwendungsempfänger gemäß der Übersicht in Anlage 3 aufgeteilt (Schulträgerbudget). Der Verteilungsschlüssel ergibt sich aus den Schülerzahlen der Schulträger und der Anzahl der Lehrkräfte bei den Schulträgern (Amtliche Schuldaten 2019/2020).

Dies ist möglich, vgl. RL IT-Administration Nr. 5.4.3.

Ja. Die Zuwendung wird in Höhe von höchstens 90% der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben gewährt. 

Nein, Doppelförderungen sind unzulässig. Sowohl die Nutzung von EU-Mittel für die Eigenanteile des Landes einschließlich der Kommunen an der Investition, als auch die Bundesmittel zur Kofinanzierung von durch EU-Mittelgeförderten Programmen, ist unzulässig.

Nein, da laut Richtlinie das Erstattungsprinzip gilt. Die zuwendungsfähigen Ausgaben müssen vor Mittelauszahlung bereits geleistet worden sein (vgl. Nr. 7.3.2)

Nr. 3 der ANBest-G bzw. Nr. 3 ANBest-P (private Schulträger) sind unter Berücksichtigung der Zuwendungshöhe und des Fördersatzes zu beachten.

Widerruf

 In Bezug auf die Rückforderung gelten die gesetzlichen Vorschriften nach Verwaltungsverfahrensrecht. 

Verwendungsnachweis, Mittelabruf und Auszahlungsverfahren

Die Mittel können anhand eines ausgefüllten Formulars (Anlage 6) abgerufen werden. Hier prüft die jeweilige Bezirksregierung den Antrag auf Mittelabruf und ordnet dann die Auszahlung an.

Nein, ein Anspruch ergibt sich aus dem Antrags-/Bewilligungsverfahren. Um das Schulträgerbudget in voller Höhe in Anspruch nehmen zu können, bedarf es entsprechend hoher förderfähiger Gesamtkosten (vgl. RL IT-Administration Nr. 1.2). Das Förderbudget steht Ihnen bis zum 31.12.2024 zur Beantragung zur Verfügung. Der Abruf der Mittel ist bis zum 31.10.2025 möglich.

Die Mittel können maximal zweimal jährlich abgerufen werden, vgl. RL IT-Administration Nr. 7.3.1.

Der Zuwendungsempfänger tritt in Vorleistung; erst nach Rechnungsbegleichung ist eine Auszahlung der Fördermittel möglich (vgl. auch FAQ Nr. III 5.).

Mit jedem Mittelabruf ist eine „Belegliste Einnahmen“ sowie eine „Vergabeliste“ einzureichen.

Besonderheiten:

IT-Administrierende des Schulträgers

Die „Liste Personalausgaben“ ist einzureichen. Ebenso kann eine Übersicht „Mitarbeiter- Qualifikationen“, welche eine Auflistung der Qualifikationsnachweise enthält, oder Arbeitsverträge von der Bewilligungsbehörde verlangt werden.

IT-Administration durch externe Dienstleister

Die „Belegliste nicht pauschalierte Ausgaben“ und Leistungsverträge sind einzureichen. Gegebenenfalls sind die Vergabedokumentation sowie Rahmenverträge einzureichen.

Bei Teilzeitstellen

Die Tabelle „Nachweis Produktivstunden“ und die Erklärung Personal sind einzureichen.

Nein. Ein Anspruch auf Zuwendung besteht nicht. Die Schulträger können Anträge in Höhe des jeweiligen Schulträgerbudgets stellen. (vgl. RL IT-Administration Nr. 1.2).

Der Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis. Hier muss bestätigt werden, dass die Ausgaben notwendig waren, dass wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und die Angaben mit den Büchern und Belegen übereinstimmen (vgl. ANBest G Nr. 7.2 bzw. ANBest-P Nr. 6.2 und 6.5). Der vereinfachte Verwendungsnachweis ist gem. des Musters (Anlage 7 der Förderrichtlinie) zu führen.

Hierzu verweise ich auf die Anlage zu Ihrem Zuwendungsbescheid (Nr. 6 ANBest-P bzw. Nr. 7 ANBest-G).