Schulorganisation

Das Archivwesen in Schulen sollte vereinfacht werden: welche Dokumente (z. B. Konferenzprotokolle und Zeugnisse) müssen für welche Zeitraum aufbewahrt werden? Die Aufbewahrung sollte ausschließlich digital erfolgen, damit die Dokumente nicht mehr ausgedruckt und physisch gelagert werden müssen.

Zum Teil gehen öffentliche Schulen bereits mit Unterstützung ihrer jeweiligen Schulträger dazu über, elektronische bzw. digitale Systeme und Anwendungen zur Unterstützung ihrer verwaltenden Arbeit und damit auch zur Archivierung zu nutzen. Für die Aufbewahrung von Schüler- bzw. Lehrerdaten (z. B. Schülerakten, Lehramtsprüfungsunterlagen) gelten die Aufbewahrungsvorschriften der "Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern" (VO-DV I) sowie der "Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten der Lehrerinnen und Lehrer (VO-DV II)". Diese ermöglichen auch eine digitale Verarbeitung und Speicherung der Daten. Einzig das sog. Schülerstammblatt bildet eine Ausnahme derart, dass dies zusätzlich auch in Papierform zu führen ist (§ 3 Abs. 3 VO-DV I). Im Rahmen der nächsten Änderung der VO-DV I wird geprüft werden, inwieweit evtl. Möglichkeiten bestehen, die bestehenden differenzierten Aufbewahrungsfristen zu verkürzen.